Imagine um mundo onde todos os projetos são concluídos com sucesso, dentro do prazo e do orçamento. Parece um sonho distante? Não para empresas que adotam as melhores práticas de gerenciamento de projetos com base no guia PMBOK. 

Segundo o PMI, organizações que seguem rigorosamente os padrões do PMBOK têm 2,5 vezes mais chances de concluir seus projetos com êxito do que aquelas que não o fazem. O gerenciamento de projetos não é apenas uma ferramenta administrativa. É um combinado da precisão da ciência com a visão de liderança. Neste artigo, vamos desvendar seis práticas essenciais, extraídas do PMBOK, que ajudam a colocar sua empresa no caminho do sucesso. 

O PMBOK, guia de boas práticas de gestão de projetos e base para a atuação de qualquer gerente de projetos, apresenta, além de cinco grupos de processos a serem seguidos, são eles: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento – que orientam a jornada do projeto do começo ao fim, as dez áreas de conhecimento que fornecem uma visão abrangente sobre os detalhes do projeto e suas estruturas. São elas: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Aquisições, Recursos, Comunicação, Gerenciamento de Riscos e Gerenciamento das Partes interessadas. 

A partir dessa base de conhecimentos, praticamente todos os desafios que se apresentam na gestão de projetos podem ser administrados. Gosta do tema? Temos alguns artigos para sugerir 

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Para que haja uma boa gestão de projetos é necessário que exista uma estrutura do processo. Vamos apresentar uma visão geral de cada uma das fases definidas pelo guia PMBOK. 

Iniciação 

Envolve a aprovação do projeto na organização e a análise das restrições de escopo, tempo, custo, entre outras demandas. 

Planejamento 

Cria-se o Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) e nele são feitas todas as diretrizes de como o projeto deverá ser conduzido. 

Execução 

Realiza-se o desenvolvimento do projeto seguindo o PGP e busca garantir que ele será executado conforme o planejado. 

Monitoramento e controle 

Estão presentes em todas as fases do projeto. Consiste em coletar dados, analisá-los, perceber falhas e ajustá-las para seguir com o projeto. 

Encerramento 

É nele que acontecem as revisões e os arquivamentos de documentos, lições aprendidas e aproveitamento de equipes e recursos para outros projetos. 

Melhores práticas na gestão de projetos 

Para colocar em prática a gestão de projetos definimos alguns processos baseados no PMBOK. Estas são práticas que levam ao sucesso dos projetos: 

1) Objetivos bem determinados 

A empresa precisa definir de forma clara e precisa os objetivos e metas que deseja alcançar. A definição dos requisitos é uma etapa fundamental para o bom andamento do projeto. É necessário o estudo de toda a estrutura da empresa que esteja envolvida na busca pela solução do problema. 

2) Escopo e plano de trabalho bem detalhados 

Saber usar bem os recursos da empresa leva o projeto a um outro patamar, controlando melhor os gastos e prazos. 

O planejamento bem detalhado, em todas as fases do projeto, também é crucial para esse momento, pois é possível identificar os riscos em potencial. 

3) Trabalho dividido em entregas e atividades 

Essa divisão facilita o trabalho com um todo, mas principalmente o controle das etapas de produção. 

Com o trabalho dividido em entregas e atividades fica mais fácil gerenciar cada uma delas em suas equipes e garantir bons produtos. 

4) Ferramentas de gerenciamento 

As ferramentas tecnológicas auxiliam na coleta de dados e na distribuição das informações. Isso possibilita a diminuição de falhas de comunicação e otimização dos processos. 

5) Monitoramento e controle 

Para que se saiba se tudo está correndo bem é necessário que haja um monitoramento e controle de cada etapa do projeto, por isso o progresso deve ser acompanhado de forma regular e contínua. Se houver necessidade de ajustes, eles serão feitos para garantir que o projeto continue bem alinhado entre equipe e cliente. 

6) Encerramento 

Nessa fase é garantido que todas as atividades sejam realizadas de forma adequada. Fazem parte as revisões, arquivamento de documentação, lições aprendidas e a liberação da equipe e recursos para novos projetos. 

Veja um exemplo prático de uma gestão de projetos bem-sucedida aqui. 

Conclusão 

Note que as melhores práticas apresentadas são um desdobramento dos processos representados no PMBOK: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. É importante ter em mente que o PMBOK é o guia com boas práticas para a gestão de projetos e elas facilitam a aplicação para obter bons resultados na condução de um projeto. 

Seguindo essas práticas, é possível ter o processo de trabalho bem definido e isso ajuda bastante na execução dos projetos, além de facilitar a resposta às mudanças quando aparecerem imprevistos. 

Se você quer implementar as práticas em gerenciamentos de projetos na sua empresa podemos lhe ajudar. Fale com um de nossos consultores e saiba mais.