A Gestão de Projetos é responsável por planejar, organizar, aplicar ferramentas e metodologias para garantir o êxito de um projeto. Sendo assim, ela é indispensável para que as entregas sejam realizadas conforme o planejado. O gestor de projetos lida com diversas pessoas (partes interessadas, dono do projeto, equipe de execução etc) e para obter um bom entendimento entre todas as partes, a comunicação é de fundamental importância. Ou seja, uma comunicação eficiente auxilia na compreensão dos papéis de cada um dos envolvidos, além de garantir um bom entendimento de cada uma das etapas do projeto. 

A comunicação facilita o fluxo de informações, estabelece compreensão nos processos, auxilia na resolução de problemas e abre portas para a colaboração. No artigo de hoje, vamos entender mais sobre as contribuições de uma boa comunicação para uma gestão de projetos mais eficaz. 

A base da comunicação efetiva na Gestão de Projetos 

A comunicação é a base para todo tipo de relação. Se ela não estiver alinhada aos objetivos todo o processo é dificultado e às vezes não acontece. 

As informações devem ser transmitidas com bastante clareza, mas nem sempre é fácil, pois exige maturidade e objetividade. 

Para uma boa Gestão de Projetos é necessário um fluxo de informações bem definido. Isso é peça fundamental para o bom êxito em cada uma das fases. 

Para Ricardo Vargas, gestor de projetos líder em operações globais e criador do “5 Minutes PM Podcast”, a comunicação é carregada de aspectos culturais. O falar não garante que quem vai receber a mensagem entenda da mesma forma, afinal todo processo de comunicação tem filtros: o filtro de quem emite e o de quem recebe a comunicação. 

No ambiente da Gestão de Projetos existem várias pessoas envolvidas: fornecedor, facilitador, equipe. Todos juntos formam o que chamamos de stakeholders ou partes interessadas. 

Por esse motivo também a comunicação é um desafio, pois é necessário adaptar o estilo da mensagem para o ouvinte que irá recebê-la deixando claro, no estilo da linguagem e informações, o que é necessário ser feito, explicado. 

Os desafios na Comunicação 

Com o advento da tecnologia e novas ferramentas, compreende-se que a tendência são os trabalhos remotos os híbridos o que exige ainda mais uma boa comunicação como forma eficaz de solucionar conflitos, ruídos e garantir o bom êxito do projeto. 

O Gerenciamento de Projetos segue um escopo bem definido, mas existe um fator imprevisível: as pessoas. 

O artigo na Project Management Times  destaca que o gerenciamento de projetos é baseado na experiência, na dinâmica e na psicologia humana. Ele ainda mostra que Gerentes de Projetos sábios se concentram em aprender e compreender como as pessoas funcionam, tanto como indivíduos, quanto como equipe. 

E essa característica traz um ganho de forma geral, pois fica mais fácil a comunicação entre as pessoas, buscando soluções adaptáveis de acordo com cada necessidade. 

Tipo de canais de comunicação 

Segundo Ricardo Vargas, existem dois tipos de canais de comunicação.  

O canal rico – onde a pessoa consegue ter várias representações além da comunicação falada e com isso entenda melhor a informação e o canal pobre que não fornece muitas alternativas para que o receptor interprete a informação, a não ser o básico ou escrito ou falado. 

Para além desses dois canais existem mais pontos de comunicação (e-mails, relatórios, mensagens instantâneas, reuniões) e para cada um deles é necessário avaliar que tipo de abordagem utilizar e se ele é realmente necessário, além de perceber e garantir que se produza resultados positivos. 

Papéis e responsabilidades 

Na gestão de projetos existem vários papeis e responsabilidades. Vamos apresentá-los. 

• – Gerente de projetos: responsável por todo o planejamento e acompanhamento do projeto.
• – Gerente de escritório de projetos: responsável por fazer a ponte entre a empresa e a gestão de projetos.
• – Líder técnico: foca no produto ou serviço que o projeto deve entregar.
• – Patrocinador: concede apoio ao gerente para a execução do projeto.
• – Equipe do projeto: os responsáveis por executar as tarefas.
• – Stakeholders: indivíduos ou organizações que são impactados de alguma forma pela empresa (clientes, fornecedores, funcionários, comunidades e investidores).
• – Fornecedores: responsáveis por um produto ou serviço que contribui com parte importante do projeto.
• – Product Owner: responsável por fazer a ponte entre a organização e o cliente final.
• – Scrum Master: facilitador e responsável por desenvolver o potencial da equipe do projeto.
• – Scrum Team: responsáveis por entregar versões do produto a cada fase. 

Cada um deles tem uma importância para a comunicação e, dentro de suas responsabilidades, precisam se comprometer de forma fluida a fazer a mensagem chegar com sucesso ao destino final. 

Ferramentas para facilitar a comunicação em Projetos 

De acordo com a 5ª edição do PMBOK para haver um bom gerenciamento das comunicações do projeto é necessário desenvolver um plano de comunicação, desta forma ficam evidentes os objetivos da empresa que sempre busca eficácia e eficiência. 

Para além dele, uma Gestão de Projetos otimizada usa muito da tecnologia a seu favor. Ferramentas como Trello, Microsoft Teams, Google Drive, Jira, podem auxiliar no processo de atender às demandas existentes. É necessário sentir qual a real necessidade e, depois disso, ir em busca das ferramentas que mais darão resultados a boa comunicação da equipe e do projeto. 

Avaliação e melhoria contínua 

Vimos que a comunicação é uma skill fundamental para o bom andamento de um projeto e sua gestão. É imprescindível que as pessoas estejam no foco, pois são elas as responsáveis por idealizar, monitorar e executar cada uma das partes envolvidas de um projeto. 

Um bom planejamento possui começo, meio e fim, com intervalos para avaliações e busca pela melhoria contínua, incluindo feedbacks e monitoramentos. 

Quer saber como implementar gestão de projetos com comunicação eficaz na sua empresa? Entre em contato conosco.