A modelagem de processos é uma forte aliada para a disseminação da cultura do gerenciamento de processos em uma organização.
O que é a Modelagem de Processos?
É uma ferramenta utilizada para representar modelos de negócios com o objetivo de medir, gerenciar e comunicar os componentes de um processo de negócio.
Tudo isso permite que sejam identificadas dificuldades, problemas que possam causar falhas na execução de um processo, além de abrir oportunidades de melhorias de acordo com as potencialidades analisadas.
Um modelo de processo é a base do Business Process Management (BPM). Nele devem conter os seguintes itens: identificação da atividade, responsável pela execução, tempo de execução (nem sempre é utilizado), recursos necessários e sequência de etapas e custos.
Nesse contexto, podemos entender que o desenho da operação com base em um modelo de processo o torna mais eficiente, garantindo ganhos como identificação de oportunidades de melhorias.
Segundo o Guia BPM a modelagem de processos é composta por técnicas e habilidades que facilitam os processos de negócios por meio de avaliações e aprimoramento do fluxo de trabalho. Ela é de fundamental importância para entender e mostrar uma visão de toda a operação.
Ainda de acordo com o Guia BPM, são três as abordagens de Business Process Management:
- De cima para baixo (Top-down): Traz a visão total dos processos;
- Do meio para fora (Middle-out):Traz a visão com foco no problema central do processo;
- De baixo para cima (Bottom-up): Traz uma visão ampla, porém começando pelos detalhes até ampliar e chegar a visão do todo.
As empresas podem escolher entre essas abordagens para realizar essa prática na gestão de processos.
Diferença entre Mapeamento de Processos e Modelagem de Processos
O mapeamento de processos tem como objetivo criar uma representação gráfica ou descritiva (a partir de documentos) dos processos existentes para identificar ineficiências, gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.
Por outro lado, a modelagem de processos vai além do mapeamento e envolve a criação de modelos conceituais ou diagramas que representam visualmente os processos de uma organização utilizando notações específicas, como BPMN (Business Process Model and Notation), para padronizar a representação dos processos e facilitar a compreensão e a comunicação entre os stakeholders.
Modelagem nos processos e o diferencial competitivo nas organizações
Com a modelagem dos processos é possível, como vimos, observar diversos cenários e propor solução para eles, além disso, a modelagem de processos proporciona:
- – Padronização e melhor entendimento sobre o processo
Com a padronização dos processos, é possível que pessoas de setores diversos entendam todo o processo sem necessariamente fazer parte dele.
- – Comunicação mais eficiente
As áreas conseguem se entender melhor entre si, evitando retrabalhos, já que a modelagem de processos permite que todos estejam cientes do que acontece em cada processo.
- – Diminuição dos desperdícios
Como tudo é mapeado, são identificadas as etapas desnecessárias e analisadas de que forma podem ser substituídas ou melhor empregados seus recursos, com isso aumenta a eficiência e produtividade.
- – Facilita a automação de processos
Se a empresa estiver interessada em implantar sistemas de automação, a modelagem de processos contribui bastante. Todas as etapas de trabalho já estarão desenhadas com detalhes, o que facilitará o entendimento do que as áreas precisam.
- – Ajuda a desenvolver os colaboradores
Com o tempo otimizado, as equipes podem se desenvolver melhor estrategicamente por meio de capacitações
Todos esses benefícios trazem diferenciais competitivos para as empresas que podem, a partir deles, terem atitudes mais respaldadas em processos coerentes. Isso significa tomada de decisões sensatas, análise de mercado com perdas e ganhos bem definidos e um posicionamento assertivo diante dos cenários que possam vir a ser apresentados.
Conclusão
Uma empresa que realiza a modelagem nos seus processos garante que eles tenham melhor aproveitamento por estarem dentro de padrões, além de permitirem uma visualização geral de cada etapa.
Isso auxilia nas tomadas de decisão e implementação de novas ferramentas para a melhor gestão da empresa.
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