O Gerenciamento de Processos, também conhecido como BPM (do inglês: Business Process Management), é uma metodologia de gestão que traz inúmeras vantagens e melhorias para o fluxo de processos da sua empresa e eleva a qualidade do produto ofertado.
Essa prática permite uma visão ampla e geral do seu negócio, o que facilita a identificação de problemas e a tomada de decisão. O ciclo de etapas do BPM funciona em busca de garantir uma gestão mais eficaz, ágil, automatizada e inteligente.
Todo esse gerenciamento funciona a partir das seguintes etapas, em ordem: arquitetura de processo; mapeamento do processo atual (AS IS); análise do processo; redesenho do novo processo (TO BE) e automação do processo. Esse modelo segue uma lógica cíclica e viva, por isso, está sempre em evolução e em busca de melhorias.
Conheça mais sobre cada uma dessas etapas e como elas funcionam na prática.
As etapas do BPM
É importante pontuar que sempre há formas de aprimoramento em todos os processos. Essas melhorias são detectadas durante a execução de cada etapa do BPM. Por isso, é de suma importância que as etapas sejam cumpridas passo a passo, a fim de corrigir falhas e alguns gargalos pontuais.
A seguir, leia mais sobre cada uma dessas etapas em ordem de execução:
Arquitetura de Processo
Antes de qualquer coisa, é preciso conhecer e identificar os processos já em andamento dentro da empresa. Para isso, a arquitetura de processos busca criar uma visão sistêmica da organização e revelar seus macroprocessos, subprocessos e qualquer tipo de atividades ligadas à geração de valor e visão estratégica.
Dentro desse planejamento é verificado quais desses processos já em aberto estão de acordo com os objetivos estratégicos da instituição e sua cadeia de valor. A partir disso, os processos mais críticos são selecionados para serem otimizados ou alinhados.
Para isso, faz-se um mapeamento inicial, para reconhecer como são feitos e qual a situação atual de cada processo. Trata-se da etapa seguinte.
Mapeamento do processo atual “AS IS”
Depois de conhecer e identificar quais processos serão trabalhados, é hora de fazer uma análise mais profunda sobre eles. Essa fase é chamada de “AS IS”, do inglês “como está”. Aqui, é realizado o mapeamento desses processos avaliando os recursos disponíveis e os problemas existentes em cada um deles.
Os modelos devem representar os processos como, de fato, são feitos no dia a dia e devem espelhar uma visão de ponta a ponta.
Análise do Processo
Com todos os processos já mapeados e organizados, chega a parte de entender como eles estão operando e elaborar um diagnóstico completo a partir dessa análise. Os insumos gerados a partir disso serão a base para a construção do novo desenho desses processos. Assim, podemos entender que essa etapa ajuda bastante na tomada de decisão, já que é aqui que serão estabelecidas quais e onde estão as mudanças que serão necessárias para a construção da próxima fase.
Redesenho do Processo “TO BE”
De acordo com este mapeamento, com o plano estratégico e com uma avaliação de diferentes cenários em mãos, passa-se para a prototipagem dos processos.
A palavra chave desta etapa é: soluções O foco é identificar possíveis melhorias e evoluções dos processos existentes, criando atividades, regras, padrões e indicadores (KPIs) a seguir, para chegar a um ideal do que a empresa deseja ser e qual a melhor entrega ao cliente (fase “TO BE”).
Para isso, o comitê criado para gerenciamento deve usar diferentes técnicas até se chegar aos processos almejados, como benchmarking, reuniões de brainstorming, análise SWOT, entrevistas com o cliente e outras.
Automação
Com todas as soluções já estabelecidas, chega a hora de criar uma rotina de automação para colocar o processo em andamento. É necessário seguir um fluxo de trabalho com cronogramas, preparação dos envolvidos no processo e metas para implementação dos novos processos.
E é aí que a tecnologia entra a seu favor. É fato: uma empresa que não investe em tecnologia e em automação dos processos, atualmente, fica para trás. A implantação sistêmica é aquela que usa do auxílio de tecnologias e softwares BPM. Sistemas automatizados são grandes aliados dos gestores, pois eles fornecem uma base de dados que auxilia na tomada de decisões e chegam a um resultado assertivo.
Com eles é possível fazer:
- Monitoramento das atividades em tempo real, com controle do andamento por meio de gráficos e formulários de dados
- Compartilhar o status do processo com toda a equipe, de forma a manter todos atualizados
- Priorizar os processos e atividades mais importantes
- Identificar os responsáveis pela atividade e distribuir tarefas de forma automática
- Integrar todos os sistemas utilizados
- Aplicar as regras do negócio e outras funcionalidades.
O resultado é uma organização mais preparada para incertezas, com gastos dispensáveis reduzidos e produtos e serviços que geram mais valor ao cliente.
Com sistemas implementados e a equipe treinada, basta que a equipe coloque as melhorias do redesenho em prática, executando as atividades.
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